Como categorizar as despesas para ser capaz de criar um relatório claro

Como categorizar as despesas no orçamento familiar?

Um dos maiores dilemas da adesão à escrita de despesas é a forma de categorizar-os para ser capaz de criar um relatório claro e descobrir o quanto nós gastamos em alimentos, carro, vestuário, entretenimento, etc.

Qual é a descrição certa de cada transação?

Para uma descrição da operação podemos usar as informações seguintes:

- Conta - com que estamos a pagar para a compra, por exemplo a conta-corrente, cartão de crédito ou dinheiro em espécie

- Data de operação

- Beneficiário - isto é para quem pagamos: nome da empresa, nome da loja, etc.

- O valor da transação - o valor total do recibo

- Categoria e Sub-categoria - isso sera explicado em detalhes abaixo

Um membro da família - quem foi responsável pela operação, por exemplo, livros didáticos comprados para filhas, aulas de inglês para o filho, sapatos para a esposa… A categoria "membro da família" não é apenas uma pessoa, mas cada centro de custo, por exemplo um apartamento

- Notações - opcional relativo à operação. Às vezes, descrever brevemente alguns dos itens comprados para encontrar informações detalhadas. Por exemplo, na comprei uma máquina de lavar roupa quando eu comprei é a duração de garantia, etc.

Algumas dicas para a descrição da operação

Descrição correta das operações é a chave para a acumulação de dados. Isso, no entanto, vem com o tempo. No início, todo mundo tem problemas - em particular com escolhendo a categoria certa para as despesas. Por exemplo, muitas transações serão classificados na categoria „outros", prevenindo uma análise de dados adequada. Da mesma forma, se a maioria dos lugares onde você compra, você vai descrever como „loja", no final do mês isto é completamente inútil. Então algumas dicas para você começar:

1. Tente achar lojas onde você terá que fazer as compras mais de uma vez, por exemplo., Shell, Confeitaria, Padaria e semelhantes. Desta forma, você será capaz de tomar um resumo Padaria do Gordo, Carrefour, etc. para saber no fim de ano onde você deixá mais dinheiro.

2. Não chame precisamente as empresas com quem você está lidando apenas oma vez - se o devedor for vago, eu chame-lhe de um termo de grupo e coloque o termo entre parênteses. Como resultado, à primeira e ultima vista na Padaria de Ouro seria descrita como padaria (exceto Padaria do Gordo). São outros exemplos, como: (Mercadinho), (Lava-jato), (Hotel), etc.

3. Prepare a categoria e subcategoria „Outras despesas": onde você atribui todas as despesas, que não podem ser categorizadas. Você tem que aceitar o fato de que alguns dos recibos você não conseguir decifrar ou você simplesmente não tem uma categoria correspondente Neste caso, no final do mês vale a pena para ver o que está na categoria „Outras despesas"e pensar se deveria criar uma nova categoria.

Categorias simples de despesas

Comece com a categorização mais simples possível e não trata as categorias acriticamente. Cada um tem expectativas um pouco diferentes e uma maneira diferente de classificar  custos e receitas, e é por isso que você precisa desenvolver seu próprio método. Então, o que deve ser uma categoria? A resposta curta é: é o que você deseja acompanhar e alvo de suas receitas e despesas. Vamos começar com a classificação mais simples. As categorias de despesas pode ser apresentado da forma seguinte:

1. Comida

2. Apartamento - financiamento, aluguel

3. Outras taxas e contas do apartamento

4. Saúde, higiene e produtos químicos

5. Vestido

6. Lazer- cinema, teatro, livros e ferias

7. Transporte - tudo o que está relacionado com o movimento: ônibus, combustível, financiamento do carro, etc.

8. Outras despesas - tudo que não se encaixa nas categorias acima

Categorização avançada

A categorização simples não dá um monte de informações sobre como o dinheiro foi gastado. Assim, a lista de categorias pessoal deveria ser muito maior, com varias subcategorias, que permitem para analisar os dados em detalhes. Agrupamento em subcategorias também é importante para planejar um orçamento familiar detalhado. Podemos introduzir limites de gastos mensais para sub-categorias específicas, por exemplo comer na cidade, ou limitar a categoria inteira, por exemplo não gastar mais de RS 1500 por mês em alimentos,tanto na cidade, em casa ou durante as viagens.

Onde criar as subcategorias? A regra principal é, que se você tem um jeito de controlar as despesas durante a passagem do tempo, vale a pena criar uma categoria ou subcategoria específica. Geralmente, não exagere, a menos que você tenha uma boa razão. Por exemplo, podemos imaginar uma categoria Revistas - lá o nome apropriado poderia representar uma sub-categoria. Mas cuidado com isso: depois de alguns anos poderia acumular dezenas de subcategorias - sendo a maioria deles sem importancia nenhuma. É por isso que é importante rever suas categorias e subcategorias periodicamente.

Centro de custo, ou uma dimensão extra para a categorização

Descrever as categorias de despesas e subcategorias funciona perfeitamente até descobrir que diferentes membros da família têm hábitos de compras diferentes. Enquanto a compra de doces, por exemplo, não é muito relevante para o orçamento familiar, as compras de roupas, livros, revistas e brindes faz muita diferença.

Este problema é agravado quando começamos a usar mais de um carro ou temos mais de um apartamento ou casa. Classificando as despesas com carros como: Petróleo, Serviço, Lava-jato; não poderia facilmente descobrir qual carro está custando mais. Da mesma forma pagar pelos dois apartamentos poderia entrar na categoria geral „Taxas” o que não permite  ver o custo "por apartamento". Da mesma forma podemos falar sobre, por exemplo, as roupas:  você sabe que comprou calças, mas para quem? A ajuda neste caso é a classificação adicional que vem depois do uso, por exemplo:

- Crianças - em geral

- Filho/filha - specifica

- Esposa/marido

- Apartamento 1

- Casa de campo

- Carro 1

- Carro 2

etc.

Você pode contar separadamente períodos de tempo especiais, por exemplo Natal ou férias, como um centro de custo especifico. Em férias, às vezes a gente gasta dinheiro em comida, combustível, relaxe, hotéis - mas todas essas atividades estão relacionadas com as férias e então podem ser consideradas como um centro de custo separado. Isto permite fazer um relatório completo, incluindo apenas os custos que foram associados com as férias - mesmo se, no entretanto, a gente comprou algo mais.

Aplicação de tudo isso irá permitir que você tenha um bom relatório financeiro do seu orçamento familiar - que é a base de todas as decisões financeiras racionais e informadas na sua vida.